השכרת מדפסות – חשוב לבדוק לפני ששוכרים מדפסת

בעבר מחירי מדפסות הרקיעו שחקים ורק במקומות מסוימים, שהוקמו לשם כך, היו מדפסות, ואנשים פרטיים וחברות שילמו כסף רב בעבור הדפסה פשוטה.

כיום מחירי המדפסות ירדו והנגישו את השימוש בהן כך שכמעט בכל בית ובית עסק ניתן למצוא מדפסות טובות שנותנות שירות לכל דרי הבית ועובדי העסק.

בארגונים גדולים שמעסיקים מאות עובדים קניית מדפסת לכל עובד אינה משתלמת ולכן נוהגים להשכיר מדפסות תעשייתיות ויחד איתן להשכיר שירות תמיכה טכנית בעבור תשלום חודשי.

טיפים לבדיקה לפני השכרת מדפסת

  • סוג מדפסת – בבואנו לבחון אילו סוגי מדפסות קיימות אנחנו חייבים לבחון את צרכי העסק (מהו נפח העבודה ומה טיבה):

האם נרצה להשכיר מדפסות משולבות שיחסכו לנו מקום ויחסכו לנו קניית מכשור משרדי יקר ומנגד כאשר המדפסת תקולה היא תשבש את כל עבודת המשרד ותשבית אותו עד בוא הטכנאי. האם אנו זקוקים למדפסת צבע או מדפסת שחור לבן? איזו מדפסת נעדיף לייזר או הזרקת דיו?

נסקור מספר מדפסות שונות:

מדפסת לייזר  N 6545 SCX Samsung

מדפסת עוצמתית וחזקה

דורשת מקום גדול יחסית במשרד.

מתאימה להדפסות שחור לבן.

מדפיסה עד 43 דפים בדקה.

רזולוציה העתקה 600X600 dpi

רזולוציה סריקה 4800X4800 dpi

מותאמת למספר סוגי דיו

מדפיסה משני צידי הדף

מדפסת NI 3045 Xerox Phaser

מדפסת אלחוטית

מהירות הדפסת דפים: 22 לדקה.

רזולוציה: 1200X1200 DPI

טונר: מספיק ל 2300 דפים

מה כולל השירות השכרת מדפסות ?

חשוב לדעת מראש מה החברה המשכירה מספקת מעבר למדפסת. השירות המקיף ביותר יכלול בראש ובראשונה שירותי טכנאי זמינים ואמינים. אחריות רחבה יותר תכלול החלפת טונרים ודיו למדפסת וכן אספקת דפים.

אחריות החלפת מדפסת: צריך לוודא כי במידה והמדפסת זקוקה לתיקון יסודי וצריכה להילקח למעבדה תובא תחלופה ראויה על מנת לא לפגוע בעבודה השוטפת. במידה והמדפסת שובקת חיים הרי שחשוב שהחברה תספק מדפסת חלופית שוות ערך לזו שהתקלקלה.

טונרים:

חברה להשכרת מדפסות בדר"כ תשב עם הלקוח ותעבור על צרכי העסק (על פי צרכי העסק נקבע מסלול ההשכרה). טונר הוא רכיב יקר יחסית ולכן חשוב שהחברה המשכירה תישא באחריות להחלפתו.

אספקת ציוד כולל (דפים, דיו למדפסת):

אספקת ציוד מסוג זה נחשב תוספת להשכרת המדפסת אולם חשוב שתדעו, כלקוחות, ששירות זה קיים במידה ותזדקקו לו.

שירות עד בית הלקוח:

זוהי נקודה חשובה וקריטית. שינוע המדפסת כל פעם למעבדה גם תפגום בעבודה וגם תבזבז זמן יקר לעובד המשנע.
רצוי לשכור מדפסת מחברה המספקת שירותי תיקון עד בית הלקוח.

זמינות:

זוהי נקודה קריטית חשוב שלחברה להשכרת מדפסות יהיו מספיק טכנאים באיזורכם על מנת לקבל שירות יעיל ומהיר ללא צורך לחכות ימים שלמים לטכנאי. כל השבתה של המדפסת, בבתי עסק רבים, משתקת את העבודה וגורמת נזק למעסיק. כל דקה חשובה.

עלות חודשית – תלוי בסוג השירות:

מסלול הצבה – המדפסת נכנסת לעבודה בבית העסק. במדפסת מותן מונה ובתום כל חודש ניתנת קריאה ועל פי מספר הצילומים מתבצע תשלום. עסקה זו משתלמת לבתי עסק המדפיסים 2000 דפים במקסימום.

מסלול ליסינג – הלקוח משלם דמי שכירות חודשיים בעבור המדפסת וכן משלם עבור צילומים חודשיים. כעבור תקופת זמן שתיקבע מראש מול הלקוח המדפסת תעבור לרשותו והוא יהיה בעליה.

בעיקרון מחירי השכרת מדפסות אינם מרקיעי שחקים וניתן למצוא מסלולים ב 49 ₪ לחודש למדפסת שחור לבן, 59 ₪ לחודש למדפסת צבע ולחברות שהיקף השימוש גבוה ייתכן שלא ייגבו מחירי השכרה חודשית אלא תשלום על פי קריאת מונה חודשית.

היות והמדפסת אמורה לשרת כמות נכבדת של משתמשים ראוי שהחברה שמשכירה מדפסות תעביר למשתמשים הוראות לתפעול המדפסת וכך יימנעו קשיים ותקלות.