כמה שאנחנו מרגישים בנוח עם סוגים מסוימים של טכנולוגיה כמו טלוויזיה והטלפון הסלולרי שלנו, וברור כי הם עשו שינויים שאי אפשר אפילו לכמת את מידת ההשפעה שלהם על חיי היומיום שלנו, לפעמים דווקא בשמירה וניהול המידע בארגון שלנו הטכנולוגיה קצת יותר מתקשה להיכנס. אך ברור כי יש לה כוח והיא מאפשרת לעשות דברים שלא היה ניתן לעשות בעבר, ולמזלכם, טופמי בדיוק כאן בשביל לסייע לכם בבעיות מסוג זה.
מערכות מידע
על מה בעצם מדברים כשמדברים על מערכות מידע? ראשית, מדובר בכלים טכנולוגיים אשר מסייעים בניהול של מידע. המערכות יכולות להיות פשוטות מאוד כמו לגודמא אקסל, אך גם מורכבות מאוד כך שהן מאפשרות לנהל ממש את כל העסק וההליכים שבו דרך התוכנה הזאת. מערכת מידע יעילה מסייעת להפחית הרבה אחריות מאנשים מבחינת זכרון וארגון של מידע באפיקים אחרים שאינם במחשב.
הטמעת מערכות מידע
גם אם ברור לכם שאתם רוצים לנהל את המידע בחברה, בעסק או בארגון שלכם בצורה חכמה וממוחשבת, כמעט תמיד אנשים לא באמת יודעים לעבוד עם מערכות מסוגים אלו או אפילו לא יודעים אילו מערכות קיימות ומה האפשרויות שהן נותנות. לצורך כך, טופמי מסייעת בהטמעת מערכות מידע כך שתקבלו שירות שיתאים בדיוק לעסק שלכם ויוריד לכם הרבה עבודה שהייתם עושים בעבר בצורה לא דיגיטלית מתקדמת.
בחירת המערכת המתאימה
ראשית, נדרש להבין מה המערכת שהיא מתאימה לכם, יכול להיות כי יהיו כמה מערכות אשר יתנו מענה לצרכים שונים שיש בחברה או בארגון שלכם. אם אתם מכירים רק מערכת אחת בגלל שהיא פופולרית אין זה אומר שהיא מתאימה בדיוק לעסק שלכם ועל כן, כדאי לקבל סיוע כבר בשלב זה לפני שקופצים ללמוד מערכת שלא בטוח שמתאימה לצרכים שלכם.
הטמעת המערכת בהתנהלות החברה
לאחר שיש החלטה אילו מערכות הן היעילות והמתאימות ביותר להתנהלות החברה, מגיע חלק לא פשוט והוא הטמעת המערכות בחברה. הליך זה יכול לקחת זמן ממושך אך הוא צריך להיות מתוכנן ומלווה על ידי אנשי מקצוע שגם מכירים את המערכת לעומק, אך גם את הדרכים להתנהל איתה בצורה חכמה ויעילה.
יש צורך להעביר את כל עובדי הארגון לשימוש במערכת מה שלא תמיד יכול להיות כל כך פשוט, כמו גם להעתיק ולשפר את כל שיטות העבודה והשגרה של הארגון שכעת יתבצעו עם המערכת. הליכים אלו נשמעים מסובכים אך עם אנשי מקצוע מתאימים הדבר לא חייב להיות כל כך מסובך כלל.
הטמעת מערכת מידע בארגון שלכם תביא לשיפור משמעותי של ההתנהלות והיעילות של העובדים והארגון כולו. אך כדי להגיע לשלב שבו הארגון מתפקד בצורה טובה, תוך ניצול המערכת וכל היתרונות שלה, נדרש לעבור כמה שלבים בדרך על מנת להבין מה כדאי לעשות וכיצד לעשות זאת.
