הפקת אירועים הוא תחום מקצועי, הדורש ידע נרחב ותושייה רבה. תפקידו של המפיק הוא להפוך רעיון למציאות תוך מחשבה על כל הדברים הגדולים שבונים את האירוע, ועוד יותר מכך על כל הפרטים הקטנים שמכריעים את הצלחתו. הפקת אירועים לחברות הוא תחום מתמחה בתוך עולם ההפקה, ועל אף שתהליך ההפקה עצמו דומה למדי לתהליך ההפקה של כל אירוע אחר, ישנם דגשים רבים שנכונים לאירועים מסוג זה, ושעל המפיק לתת עליהם את הדעת בכדי להבטיח את חוויית האירוע הטובה ביותר למנהלי החברה ולעובדיה.
אוכל באירוע – טעים ומשביע, אבל לא מעייף
אירועי חברה הם בדרך כלל אירועים בהם עוברים המשתתפים תהליך חווייתי של לימוד, גיבוש והעשרה סביב נושאים הקשורים לתחום הפעילות של החברה. באירועים אלה יכול האירוע להתחלק לשלבים שונים, בהם שלבי פעילות היתולית, שלבי לימוד, שלבי העשרה, שלבי פעילות חברתית שקטה וכן הלאה. לאורך האירוע כולו, חשובה מאוד העירנות של המשתתפים והמעורבות שלהם בחוויית האירוע. בהתאם לכך, כל איש מקצוע המתמחה בתחום של הפקת אירועים לחברות, יודע שלא יהיה נכון להגיש באירועים אלה קייטרינג בשרי כבד, שבפועל יעצור את יום האירוע מייד לאחר ארוחת הצהריים. במקום זאת, כדאי בהחלט לשקול קייטרינג חלבי, שכולל שלל מנות צבעוניות כדוגמת קישים, בלינצ'סים, מאפי גבינות, סלטים, רטבים, טוסטים, פיצות וכן הלאה – מאכלים משביעים מאוד, טעימים מאוד, אך כאלה שלא מעמיסים מדי על מערכת העיכול ומאפשרים למשתתפים להישאר ערניים לכל אורך האירוע.
עזרי לימוד, שגם עובדים
אחת הסיטואציות שמכיר כל מי שעובד מול הנהלות בכירות בחברות עסקיות, היא הסיטואציה של מקרן שלא עובד, מערכת חשמל תקולה, מצגת שלא ניתן לראות בה כלום בגלל התאורה מסביב או בגלל חוסר התאמה בין המקרן ובין המסך עליו מוקרנת המצגת. ברובם המכריע של אירועי החברה, משולבים גם אלמנטים לימודיים והרצאות של מנהלים, מרצים חיצוניים או עובדים בכירים מול יתר עובדי החברה. המשמעות היא שעל המפיק לדאוג לכל האלמנטים הנדרשים להעברת התוכן הלימודי בצורה נוחה, ברורה וקלה – מקרן עובד, מערכת חשמל עובדת, מסך הקרנה, מערכת הגברה, מערכת תאורה והצללה, כבלים מכל הסוגים וכדומה. כל איש מקצוע בתחום של הפקת אירועי חברה מכיר את הסיטואציה בה נתקע האירוע כולו בגלל כבל USB תקול, שבלעדיו אי אפשר לחבר את המחשב למקרן – מפיק טוב ידע להימנע מסיטואציות אלה, ולרוב אף יגיע עם קיט מוכן שכולל בתוכו רכיבי ספייר עבור כל אחד מהאלמנטים הנדרשים.
שילוב רכיבים היתוליים לשחרור והפוגה
החוויה של אירוע חברה יכולה להיות שונה עבור כל עובד. המנהלים והעובדים הוותיקים בדרך כלל מרגישים מאוד נינוחים, בעוד העובדים החדשים מרגישים מעט מתוחים מהקרבה החברית הארוכה למנהליהם. בכדי להפיג את המתח ולאפשר לכל המשתתפים להתחבר לאירוע ולבוא לידי ביטוי בצורה הטובה ביותר מבחינתם, חשוב במסגרת התהליך של הפקת אירועים לחברות, לשלב אלמנטים היתוליים לשחרור והפוגה. אלמנטים אלה אינם מבוצעים במקרה "כשיש זמן פנוי", אלא משולבים בתכנית האירוע ובלוחות הזמנים על בסיס חשיבה מעמיקה. גורם מקצועי המתמחה בתחום ידע בדיוק מתי נכון לשלב פעילות היתולית כלשהי ומהו טיב הפעילות הנדרשת בכדי להשיג את האפקט הנדרש.
שלושת האלמנטים שפירטנו הם רק דוגמאות למרכיבים חשובים המייחדים את אירועי החברה מעולם האירועים הרחב. ראוי בהחלט שבתהליך ההפקה יהיו מעורבים עובדים רלוונטיים מהחברה, אך תהליך ההפקה כולו צריך להיות מנוהל על ידי גורם מקצועי המתמחה בתחום של הפקת אירועים לחברות, גורם שיבטיח את הצלחת האירוע על פרטיו הקטנים ביותר.
